Istnieją sytuacje, w których kasy fiskalne i paragony nie są konieczne. Są to wyjątki, które zwalniają z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w swojej firmie.
Należą do nich następujące sytuacje: sytuacja, w której kwota obrotu ze sprzedaży w roku poprzedzającym nie przekroczyła kwoty dwudziestu tysięcy złotych na rzecz osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej; sytuacja w której klienci dokonują zapłaty za towar z pomocą poczty, spółdzielczej kasy bądź przelewu; sytuacja, w której sprzedawca zdecydował się na prowadzenie ewidencji wiążącej w sposób jednoznaczny poszczególnych klientów z konkretnymi transakcjami. Nie prowadząc działalności gospodarczej nie ma obowiązku wysyłania dokumentów, które potwierdzają zakup przy sprzedaży online.
Na pewne kategorie produktów nałożony jest ustawowy obowiązek ewidencjonowania sprzedaży z użyciem kasy fiskalnej. Przedmioty wyłączone ze zwolnienia z obowiązku to między innymi: perfumy oraz wody toaletowe, części do silników, sprzęt fotograficzny, części oraz akcesoria do pojazdów silnikowych.
Sytuacje, w których paragon bądź faktura są koniecznie.
Niektóre sytuacje wymuszają na sprzedawcach obowiązek dostarczania klientom dokumentów sprzedaży. Sytuacje te mają miejsce między innymi gdy: kupujący postanawia zgłosić sprzedawcy, że chce otrzymać rachunek bądź fakturę; sprzedawca korzysta z kasy fiskalnej, a osoby prywatne są jego klientami; sprzedający sprzedaje towary innej firmie i jest czynnym podatnikiem VAT;
Kiedy trzeba wystawić paragon lub fakturę?
Ewidencja sprzedaży, czyli wystawienie paragonu lub faktury różni się momentem w zależności od tego czy klient wybiera opcje za pobraniem, czy dokonuje przedpłaty. Otóż w przypadku, w którym następuję przedpłata, obowiązek ewidencji sprzedaży ma miejsce w momencie wysyłki towaru. Natomiast w przypadku dokonywania płatności za pobraniem obowiązkowa ewidencja sprzedaży ma miejsce w momencie, w którym zostanie zaksięgowana płatność za towar. Polityka fiskalna państwa zmienia się bardzo dynamicznie.
Zobacz też: Cena kasy fiskalnej